Как сделать общий доступ к файлу excel другим пользователям

При работе над совместным проектом возникает необходимость одновременного внесения данных в документ. Это позволяет оперативно записывать значения по ячейкам и наполнять информацией исходный файл. Microsoft Office Excel имеет в своем арсенале специальную функцию для таких случаев и сегодня разберемся, как обеспечить общий доступ к файлу excel другим пользователям.

Использование

Для редактирования рабочей книги excel группой людей необходимо поместить документ в отдельной папке, к которой имеют доступ все пользователи. Обычно это делается по локальной сети в рамках одного офиса, компании или предприятия. Затем необходимо дать разрешение через редактор. Чтобы сделать общий доступ к файлу excel, необходимо сделать следующее:

  1. На Панели инструментов переходите во вкладку Рецензирование и нажимаете кнопку Доступ к книге в блоке Изменения.

Общий доступ к файлу excel 1

  1. Открывается диалоговое окно, в котором отображается список людей использующих документ. Ставите галочку напротив разрешения изменять файл и нажимаете ОК.

Общий доступ к файлу excel 2

  1. Во вкладке Подробнее можно настроить сроки хранения журнала изменений, периодичность обновления файла, а также приоритетность изменений.

Общий доступ к файлу excel 3

Если файл только создан, то программа предложит сохранить документ. Обязательно сохраняйте в сетевой папке, чтобы не было проблем с доступом у других людей.

Общий доступ к файлу excel 4

После этого в названии рабочей книги должно появиться слово Общий, что свидетельствует о возможности совместной работы.

Общий доступ к файлу excel 5

Чтобы посмотреть список изменений, необходимо выделить исправления при помощи отдельной функции.

Общий доступ к файлу excel 6

В открывшемся окне настраиваете параметры отображения изменений.

Общий доступ к файлу excel 7

После нажатия кнопки ОК все исправления будут вынесены на отдельный лист с пометками кем и когда внесено дополнение. Это называется журналом изменений, который можно сохранить отдельно на компьютере или распечатать.

Ограничения

К сожалению, при работе нескольких человек в одной книге, существует ряд ограничений для редактирования и форматирования информации:

  1. Нельзя вставлять диаграммы, рисунки, сводные таблицы и прочие объекты.
  2. Запрещено редактирование макросов.
  3. Группировка данных по столбцам и строкам ограничена.
  4. Нельзя изменять формулы исходного файла.
  5. Удаление листов книги также запрещено.

Если необходимо выполнить одну из подобных операций, необходимо попросить администратора отключить общий доступ, провести редактирование и снова включить режим совместной работы.

Бывает, что при открытии книги excel программа выдает ошибку «Файл заблокирован». Причиной этому могут служить следующие проблемы:

  1. Большая нагрузка на локальную сеть
  2. Два разных пользователя добавляют информацию в одну и ту же ячейку – возникает программный конфликт.
  3. Перегружена оперативная память из-за большого размера документа и компьютер не может справиться с нагрузкой.
  4. Пользователь был удален из списка в одностороннем порядке.

Чтобы убрать общий доступ, достаточно убрать галочку напротив разрешения изменять файл через настройки совместной работы. При этом в списке пользователей должен остаться один человек – администратор.

Общий доступ к файлу excel 8

Облачные хранилища

Также совместно можно редактировать документы и через интернет. Для этого администратор должен сохранить документ в облаке и предоставить ссылку. Рассмотрим примеры обеспечения общего доступа на самых популярных облачных хранилищах:

  1. На яндекс диске щелкаете по загруженному файлу и в верхней части нажимаете Поделиться.

Общий доступ к файлу excel 9

После этого выпадет список возможной рассылки через социальные сети и отдельная ссылка для копирования. При этом на значок документа добавляется специальный символ в виде звеньев цепи, который свидетельствует об общем доступе.

Общий доступ к файлу excel 10

  1. На гугл диске нажимаете по документу правой клавишей мыши и из выпадающего списка выбираете строку Открыть доступ.

Общий доступ к файлу excel 11

В появившемся окне можно скопировать ссылку, а также ввести имена контактов или адреса электронной почты для предоставления доступа к файлу. В конце обязательно нажимаете кнопку Готово.

Общий доступ к файлу excel 12

Как видите, обеспечить совместную работу над одним файлом в excel не трудно. Механизм предоставления прав для версий 2007, 2010, 2013 и 2016 годов одинаковый. Помимо этого существует возможность редактирования документов через облачные хранилища, что позволяет изменять документ из любой точки мира по средствам сети интернет.

Жми «Нравится» и получай только лучшие посты в Facebook ↓

Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: