Полезная функция ВПР в экселе — пошаговая инструкция как пользоваться, для чайников и начинающих

Функция ВПР в Excel позволяет данные из одной таблицы переставить в соответствующие ячейки второй. Ее английское наименование – VLOOKUP. Очень удобная и часто используемая. Т. к. сопоставить вручную диапазоны с десятками тысяч наименований проблематично.

КАК ПОЛЬЗОВАТЬСЯ ФУНКЦИЕЙ ВПР В EXCEL

Допустим, на склад предприятия по производству тары и упаковки поступили материалы в определенном количестве.

Таблица материалов.

Стоимость материалов – в прайс-листе. Это отдельная таблица.

Прайс-лист.

Необходимо узнать стоимость материалов, поступивших на склад. Для этого нужно подставит цену из второй таблицы в первую. И посредством обычного умножения мы найдем искомое.

Алгоритм действий:

    1. Приведем первую таблицу в нужный нам вид. Добавим столбцы «Цена» и «Стоимость/Сумма». Установим денежный формат для новых ячеек.
    2. Выделяем первую ячейку в столбце «Цена». В нашем примере – D2. Вызываем «Мастер функций» с помощью кнопки «fx» (в начале строки формул) или нажав комбинацию горячих клавиш SHIFT+F3. В категории «Ссылки и массивы» находим функцию ВПР и жмем ОК. Данную функцию можно вызвать перейдя по закладке «Формулы» и выбрать из выпадающего списка «Ссылки и массивы».

Фызов функции ВПР.

    1. Откроется окно с аргументами функции. В поле «Искомое значение» — диапазон данных первого столбца из таблицы с количеством поступивших материалов. Это те значения, которые Excel должен найти во второй таблице.

Аргументы функции.

    1. Следующий аргумент – «Таблица». Это наш прайс-лист. Ставим курсор в поле аргумента. Переходим на лист с ценами. Выделяем диапазон с наименованием материалов и ценами. Показываем, какие значения функция должна сопоставить.

Аргумент Таблица.

    1. Чтобы Excel ссылался непосредственно на эти данные, ссылку нужно зафиксировать. Выделяем значение поля «Таблица» и нажимаем F4. Появляется значок $.

Абсолютные ссылки.

  1. В поле аргумента «Номер столбца» ставим цифру «2». Здесь находятся данные, которые нужно «подтянуть» в первую таблицу. «Интервальный просмотр» — ЛОЖЬ. Т.к. нам нужны точные, а не приблизительные значения.

Заполнены все аргументы.

Нажимаем ОК. А затем «размножаем» функцию по всему столбцу: цепляем мышью правый нижний угол и тянем вниз. Получаем необходимый результат.

Результат использования функции ВПР.

Теперь найти стоимость материалов не составит труда: количество * цену.

Функция ВПР связала две таблицы. Если поменяется прайс, то и изменится стоимость поступивших на склад материалов (сегодня поступивших). Чтобы этого избежать, воспользуйтесь «Специальной вставкой».

  1. Выделяем столбец со вставленными ценами.
  2. Правая кнопка мыши – «Копировать».
  3. Не снимая выделения, правая кнопка мыши – «Специальная вставка».
  4. Поставить галочку напротив «Значения». ОК.

Специальная вставка.

Формула в ячейках исчезнет. Останутся только значения.

БЫСТРОЕ СРАВНЕНИЕ ДВУХ ТАБЛИЦ С ПОМОЩЬЮ ВПР

Функция помогает сопоставить значения в огромных таблицах. Допустим, поменялся прайс. Нам нужно сравнить старые цены с новыми ценами.

Новый прайс.

    1. В старом прайсе делаем столбец «Новая цена».

Добавить колонку новая цена в стаырй прайс.

  1. Выделяем первую ячейку и выбираем функцию ВПР. Задаем аргументы (см. выше). Для нашего примера: .

Это значит, что нужно взять наименование материала из диапазона А2:А15, посмотреть его в «Новом прайсе» в столбце А. Затем взять данные из второго столбца нового прайса (новую цену) и подставить их в ячейку С2.

Заполнение новых цен.

Данные, представленные таким образом, можно сопоставлять. Находить численную и процентную разницу.

ФУНКЦИЯ ВПР В EXCEL С НЕСКОЛЬКИМИ УСЛОВИЯМИ

До сих пор мы предлагали для анализа только одно условие – наименование материала. На практике же нередко требуется сравнить несколько диапазонов с данными и выбрать значение по 2, 3-м и т.д. критериям.

Таблица для примера:

Поставщики материалов.

Предположим, нам нужно найти, по какой цене привезли гофрированный картон от ОАО «Восток». Нужно задать два условия для поиска по наименованию материала и по поставщику.

Дело осложняется тем, что от одного поставщика поступает несколько наименований.

    1. Добавляем в таблицу крайний левый столбец (важно!), объединив «Поставщиков» и «Материалы».

Объединение поставщиков и материалов.

    1. Таким же образом объединяем искомые критерии запроса:

Объединяем искомые критерии.

  1. Теперь ставим курсор в нужном месте и задаем аргументы для функции: . Excel находит нужную цену.

Разбор формулы.

Рассмотрим формулу детально:

  1. Что ищем.
  2. Где ищем.
  3. Какие данные берем.

ФУНКЦИЯ ВПР И ВЫПАДАЮЩИЙ СПИСОК

Допустим, какие-то данные у нас сделаны в виде раскрывающегося списка. В нашем примере – «Материалы». Необходимо настроить функцию так, чтобы при выборе наименования появлялась цена.

Сначала сделаем раскрывающийся список:

    1. Ставим курсор в ячейку Е8, где и будет этот список.
    2. Заходим на вкладку «Данные». Меню «Проверка данных».

Проверка данных.

    1. Выбираем тип данных – «Список». Источник – диапазон с наименованиями материалов.

Параметры выпадающего списка.

  1. Когда нажмем ОК – сформируется выпадающий список.

Выпадающий список.

Теперь нужно сделать так, чтобы при выборе определенного материала в графе цена появлялась соответствующая цифра. Ставим курсор в ячейку Е9 (где должна будет появляться цена).

  1. Открываем «Мастер функций» и выбираем ВПР.
  2. Первый аргумент – «Искомое значение» — ячейка с выпадающим списком. Таблица – диапазон с названиями материалов и ценами. Столбец, соответственно, 2. Функция приобрела следующий вид: .
  3. Нажимаем ВВОД и наслаждаемся результатом.

Результат работы выпадающего списка.

Изменяем материал – меняется цена:

Связь цен с материалами.

Так работает раскрывающийся список в Excel с функцией ВПР. Все происходит автоматически. В течение нескольких секунд. Все работает быстро и качественно. Нужно только разобраться с этой функцией.

Жми «Нравится» и получай только лучшие посты в Facebook ↓

Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: